Die Veranstaltung kurz einordnen
Eine Firmenfeier, eine private Feier und eine öffentliche Veranstaltung bringen unterschiedliche Abläufe mit. Beschreiben Sie bei Ihrer Anfrage deshalb zuerst die Art der Veranstaltung, den Ort, die erwartete Gästezahl und den Zeitrahmen. Entscheidend ist auch, wann viele Gäste gleichzeitig eintreffen und wann die Veranstaltung endet.
Teilen Sie mit, ob es einen abgegrenzten Veranstaltungsbereich gibt, wie viele Eingänge vorgesehen sind und ob während des Einlasses weiterhin Lieferungen oder Aufbauarbeiten stattfinden.
Einlassregeln vorab festlegen
Wer darf teilnehmen und wie wird die Berechtigung geprüft? Möglich sind beispielsweise Gästelisten, Einladungen oder Eintrittskarten. Die Regeln müssen zum Ablauf passen und vor dem Einsatz eindeutig abgestimmt werden.
- Welcher Eingang ist für Gäste vorgesehen?
- Wie werden Mitarbeitende, Dienstleister und Lieferanten zugeordnet?
- Wer entscheidet bei unklaren Einladungen oder fehlenden Einträgen?
- Wo können Rückfragen geklärt werden, ohne den Eingang zu blockieren?
- Wie werden vereinbarte Regeln an die Gäste kommuniziert?
Besucherlenkung mit dem Veranstaltungsort abstimmen
Wartebereiche, Eingänge und Wege sollten bei der Planung gemeinsam betrachtet werden. Stimmen Sie die vorgesehenen Abläufe mit dem Betreiber des Veranstaltungsortes ab. Der Sicherheitsdienst muss wissen, welche Aufgaben er übernimmt und welche Entscheidungen bei der Veranstaltungsleitung liegen.
Wie wichtig eine frühzeitige Abstimmung von Organisation, Zuständigkeiten und Gefährdungen ist, erläutert auch die VBG in ihren Informationen zur Sicherheit bei Veranstaltungen und Produktionen.
Erreichbarkeit und Zuständigkeiten klären
Benennen Sie vorab eine verantwortliche Kontaktperson für den Veranstaltungstag. Halten Sie fest, wie sie erreichbar ist, wer bei Änderungen informiert wird und an wen besondere Vorkommnisse weitergegeben werden. Eine kurze gemeinsame Einweisung vor Beginn hilft, widersprüchliche Anweisungen zu vermeiden.
Den Umfang individuell besprechen
Eine pauschale Personalzahl allein anhand der Gästezahl wäre für eine konkrete Planung zu ungenau. Teilen Sie zusätzlich Informationen zum Gelände, zu den Eingängen und zu den gewünschten Aufgaben mit. Erst dann lassen sich der mögliche Einsatz und dessen Umfang sinnvoll besprechen.
Dieser Beitrag dient der Vorbereitung einer Anfrage. Er ersetzt keine auf die konkrete Veranstaltung abgestimmte Sicherheitsplanung. Anforderungen des Veranstaltungsortes und zuständiger Stellen müssen gesondert berücksichtigt werden.
Weiterführende Fachinformationen: VBG – Sicherheit bei Veranstaltungen und Produktionen.